Мова обслуговує усі сфери суспільного життя: державних і громадських установ, навчальних закладів, науки, літератури, ділового спілкування. Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Слід знати, що будь-який документ складається лише в офіційно-діловому стилі. У документах не вживаються емоційно-забарвлені слова, розмовні звороти, слова зі зменшувально-пестливими суфіксами. Неприпустимі в документах епітети, порівняння, метафори. Точність досягається вживанням тільки однозначних слів, використанням термінів, цифрових даних, зазначенням дат, прізвищ. Документи мають різний ступінь стандартизації. Одні більш регламентовані: розписки, заяви, протоколи. Листи й оголошення менш регламентовані. А автобіографії та характеристики мають незначний рівень стандартизації. Для документів характерні усталені мовні звороти, стандартні початки і закінчення. Отже, уміння складати ділові папери, вдумливо їх читати, правильно розуміти — обов'язок кожної сучасної людини.
